Publieksparticipatie en Communicatie

Een project waar meerdere omgevingspartijen bij betrokken zijn, kan te maken krijgen met weerstand. Dit leidt in veel gevallen tot vertraging. Publieksparticipatie en communicatie beperken de kans op weerstand en vertraging. Aan de hand van een omgevingsanalyse stelt DHV een strategie en een stappenplan op voor de uitvoering van het communicatie- en participatietraject van het project. Kernwaarden in dit traject zijn proactief & tijdig, eerlijk & open, betrouwbaar & interactief.

Omgevingsanalyse

Een omgevingsanalyse, ook wel stakeholdersanalyse genoemd, brengt allereerst de verschillende belanghebbenden in kaart en identificeert de belemmeringen en bouwstenen voor oplossingen.

Communicatie- en Participatiestrategie

Aan de hand van de omgevingsanalyse ontwikkelt DHV in projecten de communicatie- en participatiestrategie. Deze strategie geeft onder meer aan op welk participatieniveau de belanghebbende partijen in het proces deelnemen om het projectdoel te ondersteunen. Afhankelijk van de partijen en de opdrachtgever kan het niveau van participatie gaan van informeren tot meebesluiten (hoogste vorm van participatie).

Communicatie- en participatieplan

Een communicatie- en participatieplan geven vervolgens invulling aan de communicatie- en participatiestrategie. Per fase van het project geeft dit plan aan welke belanghebbenden op welk participatieniveau betrokken worden.

Iedere doelgroep krijgt een specifieke aanpak. Zo vraagt bijvoorbeeld de pers een andere benadering dan bestuurders. Door de specifieke afstemming op de belanghebbenden en de te organiseren activiteiten ontstaat in het communicatie- en participatieplan een draaiboek voor het gehele project (of onderdelen daarvan). DHV actualiseert regelmatig tussentijds het communicatie- en participatieplan.

Het communicatie- en participatieplan beschrijven ten slotte ook welke middelen in welke fase van het project aan de orde komen. Hierbij kan gedacht worden aan de externe communicatiemiddelen, maar ook aan die voor de communicatie binnen het projectteam zelf. 

Communicatie- en participatiemiddelen

De gevoeligheid van een project keert terug in de vertaling naar de communicatie- en participatiemiddelen. Zo is bij risicovolle projecten, zoals de Noord/Zuidlijn, de communicatie vooral gericht op het informeren en herwinnen van vertrouwen van individuele bewoners. Hiervoor kunnen bepaalde middelen specifiek worden ingezet. Zo is het mogelijk om in plaats van bewonersavonden waar een spreker geconfronteerd wordt met een groep, een markt te organiseren waar individuele aandacht kan worden gegeven aan elke bewoner afzonderlijk.

DHV kan uw organisatie helpen met het maken van communicatieproducten zoals het schrijven van nieuwsbrieven en inrichten van websites. Wij spelen echter ook in op nieuwe communicatievormen waarmee stakeholders op een andere manier kunnen worden benaderd. Een voorbeeld is het gebruik van zogenoemde maptables (digitale tekentafels). Deze geven de sessies een interactief karakter en leveren een direct zichtbaar resultaat op.